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Cómo evaluar y cotizar un proyecto de automatización: alcance, ingeniería y tiempos
1. Por qué los proyectos de automatización se salen de presupuesto
Cuando un proyecto cuesta más de lo cotizado, casi nunca es por el hardware: el hardware tiene catálogo y precio firme. Lo que se descontrola es el alcance, las horas de ingeniería y el arranque:
- Inventario de señales incompleto: se cotiza con planos viejos sin recorrer la máquina y contar sensores, válvulas y seguridades.
- Alcance en párrafos y no en partidas: “automatizar la línea de llenado” no es un alcance, es un deseo.
- Arranque medido en días y no en turnos: la primera corrida con producto real revela lo que no apareció en el taller.
- Cambios sin control de cambios: cada ajuste autorizado por teléfono es una hora que nadie factura.
Ninguna de esas causas se resuelve en la mesa de negociación, sino en la evaluación técnica previa, antes de que exista un número que defender.
2. Qué determina el costo de un proyecto de automatización: alcance, ingeniería y tiempos
El costo de un proyecto de automatización se mueve por cuatro palancas. La primera es el conteo de entradas y salidas y su tipo: un punto analógico pesa entre dos y tres veces más que uno discreto, porque exige escalado, filtrado, alarmas y tendencia. La segunda es el número de mecanismos o ejes a coordinar, no el tamaño del tablero. La tercera, el estado de la instalación: no cuesta lo mismo una máquina documentada que una que nadie ha tocado en diez años. La cuarta, la ventana de intervención.
Un ejemplo: 120 entradas y salidas discretas con enclavamientos y una pantalla de diagnóstico se cotizan muy por debajo de esas mismas señales si diez son analógicas, hay tres servomotores y dos interbloqueos de seguridad. El hardware casi no cambia; la ingeniería se multiplica.
3. Alcance: qué incluye y qué nunca incluye una cotización
Todo alcance debe venir en dos listas explícitas. Sin la segunda, el cliente supone que todo está incluido y el integrador supone lo contrario; la diferencia se paga en campo.
Suele incluir: ingeniería de detalle y planos eléctricos, programa de PLC documentado con respaldo, HMI con alarmas y recetas, armado y prueba de tableros, instalación y cableado dentro del área de la máquina, y capacitación básica.
Casi nunca incluye: obra civil y herrería, alimentación de fuerza desde la subestación hasta el tablero, equipo de proceso (válvulas, motores, sensores), licencias de ingeniería y de SCADA, herramentales, repuestos ni producción de prueba con material del cliente.
La defensa es una matriz de exclusiones firmada antes de la orden de compra. En nuestros servicios de automatización el alcance se firma primero y la cotización se emite después, para que nadie descubra una exclusión el día del arranque.
4. Cómo se reparte el costo: ingeniería, tablero, programación, campo y arranque
Estos son los pesos típicos en un retrofit o una celda nueva de 100 a 150 entradas y salidas; sirven para auditar una cotización. Si una partida se sale del rango, debe haber una razón técnica explicada por escrito.
| Partida | Peso típico | Qué incluye | Qué la encarece |
|---|---|---|---|
| Hardware de control | 20% a 35% | CPU, módulos de E/S, HMI, fuentes y protecciones | Plataforma elegida y equipos importados de entrega larga |
| Tablero eléctrico | 10% a 20% | Gabinete, riel, borneras, armado y prueba en taller | Grado de protección y requisitos de certificación |
| Cableado de campo | 15% a 25% | Canalización, cable, terminales y continuidad | Recorridos largos y máquinas produciendo |
| Programación de PLC y HMI | 15% a 30% | Lógica, secuencias, alarmas y pantallas | Movimiento, lazos de control, seguridad funcional y recetas |
| Puesta en marcha y validación | 5% a 10% | Pruebas en taller y en sitio, ajuste fino y capacitación | Trabajo nocturno o en ventanas cortas |
| Gestión y documentación | 5% a 10% | Planos as-built, manuales y administración | Cambios de alcance y validaciones con varias áreas |
Visto agrupado: ingeniería, programación de PLC, tablero, instalación y validación suman entre 30% y 50% del total de una celda automatizada. El equipo de proceso rara vez es la mitad, aunque sea lo más visible en la junta de compras.
5. Estimación de horas por etapa y factores que la mueven
Las horas de programación no crecen en línea recta con las señales: hay un piso fijo y un costo por punto.
- Base fija: de 24 a 40 horas por proyecto (asignación de señales, variables, red y respaldo).
- Por punto discreto: de 0.30 a 0.60 horas (lógica, pantalla y alarma).
- Por punto analógico: de 0.80 a 1.50 horas (escalado, filtros, alarmas y tendencias).
- Por rack remoto: de 4 a 8 horas de red y mapeo.
| Tamaño del proyecto | Entradas y salidas | Análogicas | Horas de ingeniería |
|---|---|---|---|
| Máquina pequeña | 30 a 60 | 2 a 4 | 40 a 80 |
| Celda o skid mediano | 60 a 150 | 4 a 10 | 80 a 160 |
| Celda grande o línea corta | 150 a 300 | 10 a 30 | 160 a 320 |
Lo que empuja esas horas hacia arriba: equipo existente con lógica heredada o marcas mezcladas, comunicación con robot, visión o básculas, integración con el sistema de producción, seguridad funcional, variantes y recetas, y ciclos cortos que obligan a optimizar y no solo a funcionar.
6. Paros de producción y ventanas de intervención
La hora más cara de un proyecto de automatización no es la de ingeniería: es la de línea detenida. Por eso la ventana se negocia con producción desde la evaluación, no cuando el tablero está armado.
Los movimientos que abaratan la puesta en marcha son conocidos: adelantar ingeniería, armado y pruebas en taller; llegar con los gabinetes probados; arrancar por etapas con paso manual y permisos, dejando el automático para el final; tener material y herramienta en sitio antes de la ventana; y concentrar el trabajo en un fin de semana largo en vez de treinta entradas nocturnas.
Cuando la máquina se moderniza en lugar de reemplazarse, el orden de los trabajos es más crítico: revisa cómo lo planteamos en refurbish y retrofit de maquinaria industrial, con ingeniería por fases para que la línea produzca entre intervenciones.
7. Riesgos, contingencias y forma de pago
Un presupuesto serio lleva una contingencia del 10% al 15% para lo que no se ve: cableado degradado, señales no documentadas, un variador que nadie sabe parametrizar. No es utilidad escondida; es lo que permite resolver el imprevisto sin detener el proyecto para pedir una ampliación.
- Control de cambios por escrito: cada solicitud con horas, monto y efecto en el calendario, aprobada por un solo responsable.
- Pagos ligados a hitos verificables: por ejemplo 30% de anticipo, 40% contra prueba de tablero y entrega de programa, y 30% contra puesta en marcha y aceptación firmada.
- Criterios de aceptación medibles: ciclo, repetibilidad, paros y documentos entregados. Lo que no se mide se convierte en discusión.
- Responsabilidades cruzadas: quién aporta el material de prueba, quién detiene la línea y quién firma el arranque.
8. Qué preguntar antes de firmar: checklist para el cliente
Nueve preguntas que separan un presupuesto defendible de un número optimista.
- ¿El inventario de entradas y salidas se levantó en piso y lo firmaron producción y mantenimiento?
- ¿Existe una lista de exclusiones explícita, además de lo que sí incluye?
- ¿Hay planos eléctricos actuales y respaldo del programa que hoy corre en la máquina?
- ¿Están documentados modelo y versión de firmware de los equipos existentes?
- ¿La ventana de intervención está acordada por escrito con producción, con duración y horario?
- ¿Los criterios de aceptación son medibles y ya se validó cómo medirlos?
- ¿La forma de pago está ligada a hitos que el cliente puede verificar?
- ¿Qué se entrega al final: programa fuente, respaldo, planos as-built, manuales y capacitación?
9. Caso práctico: retrofit cotizado en dos escenarios, con paro de línea y sin paro
Situación (caso representativo): una línea de envasado del Bajío requería cambio de control —PLC, variadores de dos transportadores y panel de operador— en una máquina de 140 entradas y salidas, dos turnos y sin respaldo documental. El cliente pidió el mismo alcance cotizado de dos formas.
Escenario A, sin paro de línea: ingeniería, armado y pruebas de tablero en taller; intervención en ventanas de cuatro horas por turno; arranque por etapas con paso manual. Resultado: calendario más largo, movilizaciones repetidas y regresos a campo, pero la línea nunca dejó de producir.
Escenario B, con paro de cinco días continuos: cuadrilla en dos turnos, instalación y arranque de corrido y corrida con producto al final. Resultado: menos horas de ingeniería, más el costo del paro y del material de prueba.
Cómo se decidió: se comparó la diferencia de horas de ingeniería contra el valor de la producción que la línea deja de entregar. Si el margen de cinco días supera el ahorro de horas, se trabaja sin paro; si no, el paro continuo es más económico. Aquí se eligió trabajar sin paro, con dos fines de semana programados y plan de reversa.
La lección: el costo de un proyecto de automatización no se define solo en la propuesta, sino en cómo se negocia la ventana y qué tan medibles son los criterios de aceptación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se cotiza un proyecto de automatización?
Por partidas, no a ojo: ingeniería y planos, tablero, cableado de campo, programación de PLC y HMI, puesta en marcha y validación, más gestión. Cada partida lleva horas, tarifa y exclusión por escrito; el total es la suma.
¿Qué porcentaje del costo total representa la programación de PLC?
En retros y celdas de 100 a 150 entradas y salidas suele representar entre 15% y 30% del total. Sube con movimiento, lazos de control o seguridad funcional, y baja cuando la lógica son enclavamientos sencillos y el HMI una pantalla de diagnóstico.
¿Por qué es más caro automatizar sin detener la producción?
Porque el trabajo se parte en ventanas cortas: cada intervención exige preparar, probar y dejar la línea en condición de producir. Se paga movilización repetida, horas nocturnas y supervisión; además las pruebas van por etapas y no de corrido.
¿Cuánto tiempo tarda un proyecto de automatización industrial?
Una máquina o celda de 60 a 150 entradas y salidas suele tomar de 8 a 16 semanas entre ingeniería, armado de tablero, programación y arranque. El plazo escala con los ejes, la seguridad funcional y la entrega del hardware, que puede ir de 4 a 20 semanas.
